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退職をすると決めた場合、今所属している会社にその意思を伝える必要があります。

では意思を伝える場合

いつ

どのタイミングで

どのように

言うべきなのでしょうか?

ここでは、退職する際にどの方法、タイミングが最適なのか。つまり

『退職する際の切り出し方』

についてお話します。

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退職の切り出し方〜まず最初に準備すべきこと

まず退職すると決めた場合にすべきことが3つあります。

  1. 退職する理由の準備
  2. 直属の上司のスケジュールの確保
  3. 退職までのフローの確認

です。

1つずつ見ていきましょう。

1 退職する際の理由

まず退職をすると決めた場合、『退職する理由』を考える必要があります。

通常は、『一身上の都合』で問題はありませんが、場合によっては納得してもらえず具体的な退職理由を聞かれることもあります。

そのため、しっかりと退職の理由は準備しておきましょう。

具体的な退職理由をいくつかご紹介します。

1 ステップアップを希望した退職

退職理由として、本人の夢の実現やステップアップを希望した退職の場合は直属の上司や人事の方も引き止めにくいです。

会社の方には、

『条件を満たすことができないため、退職することはやむを得ない』

と思ってもらうことが重要です。

具体的な理由としては

・これまでの経験を生かし、他業種で働きたい。

・海外で働きたい

・独立したい

・スキル向上を目指すために、資格取得に専念したい

などです。

2 生活面の変化による退職

私生活の変化が理由の場合も、比較的円満に退職することが可能です。

家庭の事情であれば、直属の上司や人事の方も納得しやすいです。

具体的な理由としては

・結婚

・病気で入院することになった

・出産

・育児

・夫の転勤

・介護

などです。

3 ダメな理由〜一方的な会社への不平不満はプラスの理由に変えよう!〜

会社への不平不満はなるべく避けましょう。

もちろん会社への不平、不満が理由でやめる方も多いと思います。

下のランキングをご覧ください。このランキングは退職理由のランキングです。

今回は、リクナビNEXTの記事を参考に作成しました。

1位から順に見ていきましょう。

順位 理由
1位 上司・経営者の仕事の仕方が気に入らなかった
2位 労働時間・環境が不満だった(14%)
3位 同僚・先輩・後輩とうまくいかなかった(13%)
4位 給与が低かった(12%)
5位 仕事内容が面白くなかった(9%)
6位 社長がワンマンだった(7%)
7位 キャリアアップしたかった(6%)
7位 社風が合わなかった(6%)
7位 会社の経営方針・経営状況が変化した(6%)
10位 昇進・評価が不満だった(4%)

上の表の通り、ネガティブな理由が多いですね。

基本的に退職する際はネガティブな感情を持つ傾向にあります。

しかし、その理由をストレートに伝えると円満に退職することは不可能です。

そのため

会社が嫌で退職する転職先で新たな挑戦をするため、退職する

という理由に切り替えることが重要です。

2 直属の上司のスケジュールの確保

2つ目は直属の上司のスケジュールの確保です。

退職を伝えることは自分にとっても、もちろん重要ですが、チームにとってもメンバーが1人抜けることになるため、人員を補充する等の対応が必要になり、非常に重要なことになります。

そのため事前連絡なしに報告するのではなく、30分から1時間程度、直属の上司にアポイントをとり、しっかりと説明しましょう。

その際、伝えるポイントとしては2つあります。

1つ目は、退職の話は言わないことです。

「ご都合のよい時に少しお時間をいただけませんか」

と、相手の予定を確認する内容のみを伝えることがベストです。退職については対面で理由とともに伝えた方がスムーズであり礼儀だからです。

2つ目は、他の同僚たちがいるオフィスとは別の場所、2人になれる時間をおさえることです。

直属の上司に話を通す際に、退職の意思を他の人に悟られることはよくありません。

退職を公表する時期は会社の指示に従うことがベストです

そのため、上司に退職を切り出す際は、別室で2人きりになれる場所へ移動しましょう。

3 退職までのフローの確認

3つ目は、退職を伝えてから実際に退職するまでのフローを確認することです。

誰に伝えるのか、承認が降りるまでの期間、書類はいつまでにどこに提出するのかを可能であれば用意しましょう。

事前に知っておくことで、よりスムーズに退職手続きを進めることができます。

4 退職届けは用意するべき?

では、退職手続きは用意するべきなのでしょうか?

結論からいうと、用意する必要はありません。

会社によりますが、退職を伝えた際、または後日に、会社独自の退職届けを記入する機会がありますので、自ら用意する必要はありません。

退職の切り出し方〜どうやって伝えるべき?

実際に退職前に用意するものを準備しました。

いざ、アポイント当日。直属の上司に伝える日です。どのように伝えるべきでしょうか?

1 退職の切り出し方 〜伝え方のテンプレート〜

まずは、切り出し方のテンプレートをご紹介します。

「突然で大変申し訳ないのですが、退職させて頂きたく、本日はお時間を頂きました。理由といたしましては・・・」

最初の切り出し方のポイントは、低姿勢で丁寧に、かつ退職の意思ははっきりと伝えましょう。

会社をやめる上で、多かれ少なかれ、周りのメンバーに迷惑をかけることになります。

そのため、まず最初に「申し訳ありません」と誠意をみせましょう。

その上で退職の交渉を長引かせないようにしっかりと意思を見せることが重要です。

注意するべきことは、2つあります。

1つ目は、退職する日程を一方的には言わないことです。

場合によっては自分勝手な都合を押し付けていると思われてしまう可能性もあります。

そのため、転職先などが決まっており、転職先の入社日が決まっている場合は、直属の上司に余裕を持った日程提示をすることをオススメします。

2つ目は、会社への不満を言わないことです。

「退職理由はしっかりしているが、話していくうちに会社の不満を話してしまった」

ということもありえます。

不満を言ってしまうと、円満に退職することができない可能性があるため、気をつけましょう。

2 退職はメールで伝えても大丈夫?

メールで退職の意思を伝えることは避けるべきです。

退職を伝える際は、口頭で行いましょう。

ただし、上司にアポイントをとる際はメールで行っても構いません。

その場合は退職のことを話すのでなく、

「今後のことについてお話がありますので・・・」

という形でメール文を打ちましょう。

3 曖昧な表現で切り出しても大丈夫?

曖昧な表現で退職の話を切り出すこともやめましょう。

「退職を考えています」「退職を検討中です」等の言い回しは、相手側が「まだ退職するかは考え中なのか?」と捉え、引き止められたり、退職の交渉が進まなかったりする可能性があります。

また直属の上司や人事の方は、本当に退職するのか判断がしづらいため、その後の対応をどうするべきか判断することができません。

そのため曖昧な表現はせずに、『〇〇の理由で退職します』とはっきり伝えましょう。

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退職の切り出し方〜誰に伝えるべき?

退職を切り出した時に誰に言うべきでしょうか?

1 直属の上司

もちろん最初に言うべきは直属の上司です。

直属の上司とは、一般的には、自分が属している課やプロジェクトのトップが該当します。

直属の上司ではなく、自分のチーム外のマネージャーの方や人事の方に伝えると、あまり印象がよくありません。

また人事や同期の方に先に伝えてしまうと、退職することが漏れてしまう可能性もあります。

会社に属する以上、退職する際の礼儀をしっかりと守り、適切な人に適切な順番で報告することが重要です。

2 メンバー

次にプロジェクトメンバーやチームメンバーに報告しましょう。

同じ仕事をやっているチームとして、退職する旨を伝えることは大事です。

正式に退職が決まったら報告しましょう。

3 家族

家族には退職する前から相談しているとは思いますが、正式に退職が決まった場合は改めてその事を伝えましょう。

退職の切り出し方〜いつ頃に伝えるべき?

では、具体的に退職を切り出すタイミングはいつがベストなのでしょうか?

1 基本的に1〜3ヶ月前には直属の上司にアポをとり伝える

まず退職をすると決めた時点で自社の就業規則を確認しましょう。

会社によって異なりますが、退職の際には何ヶ月以内に伝えるべきかという文言が書いてあるはずです。

その上で目安としては、1〜3ヶ月以内にアポを取り、直属の上司に伝えることが理想です。

早すぎる場合は、長い期間やめる前提で働かなくてはいけないですし、1ヶ月を切ってしまうと直属の上司やプロジェクトメンバーに迷惑がかかってしまいます。

しっかりとこの期間を守るようにしましょう。

2 繁忙期やプロジェクト途中に退職を切り出すことはNG!

繁忙期やプロジェクトの途中で退職を切り出すことはなるべく避けましょう。

忙しい時期に直属の上司に退職の話をすると印象がよくありません。

場合によっては忙しいからと話しを聞いてもらえず、かえって円満に退職できない可能性もあります。

また、退職時期を繁忙期やプロジェクト期間に被らせることもあまりよくありません。

忙しい時期にメンバーが抜けてしまうことは、会社にとっても負担が大きく、また引き継ぎもスムーズにできない可能性があるからです。

そのため、

『伝える時期と退職する時期は繁忙期やプロジェクト期間ではない、比較的余裕がある期間』

に設定することがオススメです。

かといって、中には

「転職時期がちょうど繁忙期と重なってしまう」

「工事が長引くことが予想され、退職を切り出すタイミングがない」

「プロジェクトが半年以上続いてしまう」

ということがあると思います。

そのような時は、すぐにでも直属の上司に退職の意思を伝えましょう。

自分の未来と現状の関係を天秤にかけた時、自分の未来の方が大事です。

もちろん会社のことを考えるのも重要ですが、しっかりと自分の意思を敬意を持って伝えましょう。

退職の切り出し方〜退職手続きが完了したあとは?

直属の上司に退職を伝え、必要な書類を提出したらあとは正式な退職を待つだけです。

では最後に何を行えば良いのでしょうか?

1 自分の仕事を全うする

自分が行っていた業務は責任を持って最後までやりましょう。

「退職するから適当でいいや」

ではなく、最後まで自分の仕事は真剣に行いましょう。

2 引き継ぎを行う

自分が行っていた仕事の引き継ぎをしっかりと行いましょう。

取引先や自チームのプロジェクトメンバーなどに口頭だけでなく、しっかりと文書で伝えましょう。

取引先には一社一社丁寧に、引き継ぎをする後任を紹介しましょう。

メンバーには、自分が担当していた業務の内容や、取引先の情報などをしっかりと伝えましょう。

口頭だけでなく、文書で残しておくと、より親切です。

何も伝えないまま退職してしまうと、接点を持った取引先との関係が無くなってしまったり、チームの仕事が滞ってしまう可能性があります。

終わりよければ全て良し

と思い、最後まで責務を全うしましょう。

まとめ

今回は退職の切り出し方についてまとめました。

もちろん退職を切り出す時は緊張するし、怖いと思います。

しかし、退職は新たな自分の道を切り開く第一歩です。

立つ鳥跡を濁さず

しっかりとけじめをつけた上で、新たな道へ進んでいきましょう!

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